Planificación del Evento Deportivo

A través de la planeación se posibilita la organización y dirección de un nuevo evento deportivo con mayor grado de eficacia, sea cual fuere la modalidad disciplinar o tamaño del mismo.

Algunos autores definen la Planeación de la siguiente manera:

Robins: Planeación es el acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzar y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización.

Terry G.R.: Planeación es la selección y relación de los hechos, así como la formulación y uso de suposiciones, con respecto al futuro de la visualización y formulación de las actividades propuestas, que se crean sean necesarias para alcanzar los resultados dados.

Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la consecución de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de unas necesidades y ajustándose a los medios disponibles.

La Planificación Estratégica se fundamenta en el análisis continuo, interno y externo, de:

¡Dónde estamos!

¡Qué tenemos! 

¡A dónde queremos llegar!

¡Qué necesitamos para conseguirlo!

Gómez Ceja G.: La define como el proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento de planes para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.

Konntz H. y O´Donnell C: Planear es decir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo.

Teniendo la idea de evento deportivo que queremos desarrollar, partiremos por crear una base de lo necesario para el desarrollo del evento. Siendo  éste el punto de partida de nuestro trabajo.

Como base principal es necesario realizar un análisis sobre la actividad, inundándonos de información referente, en la biblioteca, periódicos, visitas a eventos deportivos, no importando que la activada sea diferente, la Idea es conocer el medio y analizar a fondo el desarrollo de cada evento, tomando en cuenta sus aciertos y falencias.

DETERMINAR LA MISIÓN.

Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los miembros de la organización. La Misión es lo que queremos conseguir y la Visión es lo que queremos ser. La misión no debe ser estática sino avanzar con la sociedad y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la organización, estar escrita y redactada en términos amplios que aseguren la perdurabilidad, estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente. 

OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados, destacándose por aspectos muy amplios como la participación, los resultados a conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc.

Los objetivos (García Fernández, Jesús, 2.001) deben estar reflejados por escrito y se clasifican en: estratégicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y operativos – a corto plazo-.

ESTRATEGIAS

Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misión y los objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para conseguir un buen resultado, una buena organización de la actividad. 

NÚMERO DE PARTICIPANTES

Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc. 

DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD

Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

ESPACIOS DEPORTIVOS NECESARIOS.

Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las instalaciones.

MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.

GÉNERO

CATEGORÍAS

Necesitamos saber las categorías deportivas y las edades de los participantes a quienes va dirigida la Actividad. Niños, jóvenes, adultos, mayores. Las características son diferentes según las edades.

 

SISTEMA DE COMPETICIÓN

Si es una Actividad oficial vendrá impuesto al sistema de competición. Si no lo es, tendremos los organizadores que establecer el sistema de participación en la misma.

IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES

En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la organizativa. Cuántas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel deportivo pero organizativamente es un desastre. O está bien organizado pero las marcas, los resultados son muy bajos.

Además de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos responsabilidades económico-administrativas, tecnológicas, de alojamientos, de transportes, de alimentación; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y subvenciones. También tendremos responsabilidades de protocolo, medios de comunicación, seguridad, asistencia médica, limpieza, seguros, etc.

DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES

Tomar las decisiones es lo más complicado. Se debe establecer un acuerdo al respecto para concretar qué decisiones toma cada miembro del Equipo que conforman la Estructura, cuáles de manera individual y cuáles de forma colectiva, sin perder el control en ningún caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la organización de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipo de decisiones que son necesario tomar:

Organizativas.

Deportivas.

Económicas.

Disciplinarias.

COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN

Hay que establecer los mecanismos de Comunicación y Coordinación entre los miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre aquellos y el entorno.

Los eventos deportivos suelen tener: Comité de Honor, Comité Organizativo, que tienen que comunicarse entre ellos y con los demás.

ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Los Recursos Humanos que participan en la organización de una Actividad deportiva suelen ser:

Director/ a   Coordinador/ a   Profesores

Monitores   Voluntarios   Médicos

Azafatas   Policías, Defensa Civil, Bomberos  Auxiliares

Administrativos   Técnicos y demás.

LISTA DE REQUERIMIENTOS

1.Materiales de Oficina

2.Equipo de Talento Humano

3.Plan de Trabajo

4.Calendarios de Actividades

5.Análisis Estadísticos

6.Estudios Geográficos y Demográficos

7.Plan de Marketing y Presentación

8.Materiales para el Desarrollo del Espectáculo

9.Convenios y Permisos

10.Patrocinios y Auspicios

1.Materiales de Oficina:

A la hora de proyectar un eventos, es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar nuestro trabajo. Si somos empresa, los materiales están a nuestro alcance, pero si actuamos como Productores independientes, necesitaremos insumos y materiales necesarios, tales como:

Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores en orden.

Insumos: Podemos hacer una lista de lo más necesario, como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños, plumones, una pizarra, lápices, etc.

Un Ordenador o PC: El computador hoy en día, para el desarrollo de nuestra actividad es algo primordial, siendo en éste, donde podremos elaborar planes, estadísticas, presentaciones y; envío y recepción de mail. Si no contamos con un ordenador, podremos hacer nuestro trabajo en los muchos centros de Internet que existen.

Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una cotización, el teléfono se hace una necesidad laboral y eso creo que lo tenemos claro todos.

Documentación y presentación: En este punto, enfatizo, la necesidad de elaborar nuestra presentación, creando una imagen corporativa de nuestro evento, confeccionando tarjetas de presentación, cartas y presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso común, presentaciones en Power Point.

2. Equipo Humano: Con los materiales en nuestro poder, necesitaremos apoyo para las diferentes tareas a realizar.

Para un evento deportivo de menor escala es necesario de 3 a 4 personas estables que puedan realizar tareas especificas, informándose entre si de sus actividades. Para el desarrollo en terreno de la actividad, tendremos que analizar la cantidad de personas que requerimos, tomando en cuenta los siguientes ítems.

Equipo de trabajo estable: 3 a 4 personas, Personal encargado de la Organización del Evento.

Administrativos: Número de personas, Personal de apoyo para actividades de Organización, tales como, inscripción, entrega de resultados, entre otras actividades.

Personal de Montaje : 10 a 15 personas, Personal de Montaje de escenarios, tarimas, demarcación de circuito, etc.

Jueces o Árbitros: 12 a 26 personas, Personal de juzgamiento y que vele por el buen desarrollo de la actividad, de acuerdo a la cantidad de equipos.

Personal de Aseo: 5 a 10 personas, Personal que mantenga una limpieza antes, durante y después del desarrollo del evento. (cuando se presenta alquiler en algunos casos)

Personal de Seguridad: 10 a 15 personas, Personal que mantenga el orden y las buenas conductas dentro de los competidores y publico asistente.

3. Plan de Trabajo: El elaborar un plan de trabajo, es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.

Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez que requeramos. Pero, para un documento que sería presentado a un auspiciador o entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.

4. Calendario o cronograma de actividades (Diagrama de Gantt), este se diseña en una hoja excel.

5. Análisis Estadístico: La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los posibles auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución de la participación de cada marca en los eventos.

6. Estudios Geográficos y Demográficos: Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño de altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de población existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaña de difusión realizaremos para que asistan al evento y así tener más publico, el cual benéfica en el valor por contacto para el cliente.

El valor por contacto es la clave a la hora de invertir en un evento deportivo, a mayor publico asistente es más bajo el valor por producto del cliente. 

7. Plan de Marketing y Presentación: Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una presentación atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa, que inyecte una visión de empresa a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional.

Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar:

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo e Isotipo con un diseño moderno y atrayente

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar nuestras tarjetas de presentación, crear una presentación digital tomando en cuenta los puntos esenciales del evento; esta puede ser diseñada en Power Point.

La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido del evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña realizaremos para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento, el posible retorno publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo lo podemos reforzar con fotografías. Para el posible auspiciador, la idea es realizar un proyecto rápido de leer y entender, sin mucho texto, con imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno publicitario.

Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario y que la inversión este ligada al valor por contacto.

8. Materiales para el desarrollo del espectáculo: En este punto nos referimos a todo material e insumo necesario para la realización del evento, tales como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios, marcaje de cancha o circuitos, documentación, arriendo de vehículos , etc. Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo haremos revisando cada punto minuciosamente, para que no queden detalles en el tintero.

9. Convenios y Permisos:

Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la realización del evento. Podemos realizar convenios con diferentes departamentos del Estado que estén ligado directamente, para solicitar permiso, apoyo en la gestión de la búsqueda de auspicio e implementación necesaria.

10. Patrocinios y Auspicios:

El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará su nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión económica para éste. En cuanto al auspiciador debemos tener claro el tipo de publico asistente a la hora de buscar un auspicio, porque no podremos ofrecer un evento deportivo a una empresa de tabaco o de bebidas alcohólicas, debemos definir la maca que queremos difundir y que este ligada al competidor y al publico asistente. Por otro lado, el auspicio se puede diferenciar de la siguiente manera:

AUSPICIO ECONÓMICO: Inversión requerida para el evento, y lo podemos presentar como auspiciador principal, que implica 100% del retorno; Auspiciador secundario 50% del retorno (2 auspiciadores); Auspiciador terciario 25% del retorno (4 auspiciadores). La idea es negociar con un solo auspiciador el cual se lleve el 100% del retorno, pero si no existe la posibilidad, podemos llegar a tener como máximo 4 auspiciadores, para no generar un desorden a la hora de presentar las marcas en los puntos a exhibir.

AUSPICIO POR CANJE: Esta inversión, se hace necesaria, ya que podemos solicitar implementación de parte de la empresa con un repote publicitario que no exceda el 40% total del retorno, como por ejemplo, Camisetas, franelas de una tienda deportiva para regalos a los participantes o una empresa de bebidas isotónicas para regalar a los deportistas, etc.

Lo importante en cada búsqueda es plantear al auspiciador, que el dinero o material solicitado en una inversión y no un costo o gasto.