miércoles, 12 de enero de 2011

Comisiones, definiciones, pasos a seguir antes, durante y después del evento.

Las comisiones  están constituidas por un  grupo de personas, las cuales  realizan unas tareas especificas de trabajo permanente durante la realización de un evento. 
Varias organizaciones optan por otros nombres, pero lo esencial son las funciones a realizar.
Las comisiones más conocidas son:
1. Administrativa.
2. Marketing.
3. Técnica.
4. Comunicaciones y protocolo.
5. Servicios Varios.
6. Médica.
7. Equipo Regional.
8. Obras.
9. Disciplinaria.
10. Logistica.
COMISIÓN ADMINISTRATIVA
Encargada de los presupuestos, auxilios, recaudaciones, pago de salarios, contratación, comercialización, elaboración de boletería, pases de cortesía, invitaciones, cumplir con las exigencias legales, almacén, inventarios inicial y final, compras, entregas. Elaboración de contratos, determina la ubicación de las vallas, pancartas, dumis, elabora la reglamentación de las ventas ambulantes dentro y fuera de los escenarios, se debe nombrar una secretaria general especialista en comunicación.
 
COMISIÓN TÉCNICA
Está integrada por los coordinadores de los diferentes deportes y el coordinador general, como su nombre lo indica tiene a su cargo todos los aspectos técnicos que conlleven las realizaciones deportivas.
FUNCIONES: Encargada de capacitar antes y durante el torneo aprovechando la asistencia de expertos por medio de cursos, conferencia o clínicas, Prepara y presenta para su aprobación, los reglamentos por deporte  a que haya lugar, se encarga de los jueces, árbitros, cronometristas, implementos, uniformes, escoge y prepara los escenarios deportivos donde se efectuarán las competencias así como estar atentos a la construcción, remodelación, que los escenarios sean suficientes para las áreas de entrenamiento y competencias, verificar sus especificaciones técnicas reglamentarias, distribución de marcadores, tableros, debe elaborar el reglamento general y especifico, darlo a conocer a tiempo, entregar las programaciones oportunamente, divulgarlas a tiempo y equitativa (programar a los equipos a diferentes horas y en diferentes escenarios).
Planear las reuniones informativas donde conste los días, horas, lugar y fechas de los encuentros, elaboración del planillaje técnico, boletines, sistemas de competición, clasificación y demás.
Responsable de las inscripciones y carnetización de los deportistas y cuerpo técnico y delegados, lleva a cabo visitas técnicas a los escenarios para su escogencia, coordina todo lo referente al juzgamiento, elabora el código disciplinario, trabaja de la mano con la Comisión de Penas y Sanciones, elabora la memoria técnica del evento con registro fotográfico o video para ser entregado a los Delegados al finalizar el evento.
COMISIÓN DE COMUNICACIONES
Responsable de toda la parte protocolaria, invitaciones, recepción, zonas de honor o VIP, guías, heraldos, madrinas, uniformes de la Comisión, horarios distintivos, escarapelas, gallardetes, inauguración (desfile de comitivas, heraldos, abanderados, delegados, deportistas, promesa deportiva a los deportistas y jueces, palabras de apertura, himnos, astas, pebetero, alcohol industrial, fósforos, estopa).
Premiación: Medallas, trofeos, diplomas, menciones de honor, cojines, pódium, autoridades, invitados especiales, sonido, banderas, extensiones, dummis, pasacalles, pendones, bombas, micrófonos inalámbricos, piola, nylon, puntillas, martillo, cinta, mesas sillas, arreglo florales, manteles.
Cursa invitaciones al acto de clausura, tramita los pasajes de las delegaciones, ejecuta la clausura, lleva a cabo el acto social de despedidas, envía por escrito los agradecimientos (oportunamente), hace los contactos con radio, tv y prensa, lleva a cabo las ruedas de prensa, coordina los puestos de información, pública los resultados técnicos y programación, supervisa toda la información o boletines que se emitan, se encarga de la recreación de los participantes (cine, juegos de salón, exposiciones, turismo, se deben efectuar a los lugares más destacados de la región)
COMISIÓN DE SERVICIOS VARIOS
Encargada del transporte el cual debe ser permanente, suficiente, oportuno, establece rutas, horarios de desplazamiento, tiene la responsabilidad de alojamiento de los deportistas, directivos, autoridades deportivas, invitados, delegados y demás. Este alojamiento debe ser adecuado dando los horarios a cada delegación.
Responsable de la alimentación donde se debe consignar los horarios de las comidas, estas deben ser balanceadas (Trabaja en equipo con la Comisión Médica) entrega las tiqueteras a cada delegación, debe tener en cuenta los aspectos religiosos (misas), estar al tanto del lavado y planchado de la ropa, encargado de la hidratación de los deportistas.
COMISIÓN MÉDICA

Esta Comisión debe elaborar el menú diario de las delegaciones y pasarlas a la Comisión de Servicios Varios, elabora los exámenes, presta los primeros auxilios, hospitaliza, poseer botiquines, cruz roja, ambulancias permanentes y disponibles en los escenarios y hoteles, estar presente en los escenarios de competencia.
Tener inventario del número de médicos y enfermeras, medicamentos necesarios. Debe elaborar el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas discriminados por días y entregarlo a las delegaciones.
Debe poseer como mínimo:
Deportologo
Psicologo
Nutricionista
Fisioterapeuta
Kinesiologo
COMISIÓN EQUIPO REGIONAL
Encargada de contratar a los entrenadores de sus equipos, preselecciona y escoge a los deportistas, lleva a cabo  intercambios deportivos o partidos amistosos, torneos relámpagos, fogueos, planifica y desarrolla su concentración definitiva. Es el equipo anfitrión.
COMISIÓN DE OBRAS
Se encarga de las necesidades de remodelación, construcción, mantenimiento y adecuación de escenarios. Debe poseer ingenieros, arquitectos, topógrafos, dibujantes. Estas obras se llevan a cabo por contratación.
Si se llega a presentar se debe entregar la descripción detallada de las obras y reparaciones con su presupuesto. Este punto lo aprueba la dirección general del evento y la contratación la efectúa la Comisión Administrativa.
 
COMISIÓN DISCIPLINARIA
Es un estamento creado para preservar la ética, los principios, el decoro y la disciplina que deben regir la actividad deportiva y a la vez asegurar el cumplimiento de las reglas de competición y las normas deportivas generales que regirán el desarrollo de los juegos. Se compone máximo por  tres personas.
Comisión de Logística, Seguridad
Garantizar la seguridad física de los participantes como ser Atletas, Delegados, Jueces, Directivos, Comunidad Universitaria y público en general tanto dentro y fuera de las instalaciones donde se desarrollen los eventos competitivos.
Garantizar la logística en las diferentes actividades de los Juegos, para lograr el desarrollo adecuado  del evento.
Garantizar la cobertura de Servicios Médicos y de Salud a los Atletas, Jueces, Delegados, Invitados y Comunidad Universitaria en general que asista a los diferentes eventos durante los Juegos Deportivos.
Se pueden realizar convenios con instituciones especializadas para la habilitación de clínicas móviles en los hoteles y cada instalación deportiva.
Hay que contar con el apoyo de la Cruz Roja para el traslado de emergencia  y atenciones de primeros  auxilios.
 
COMISION DE MARKETING
Fomentar la imagen del Evento, a fin de mercadear su logotipo todas aquellas empresas comerciales que sus productos sean afines y compatibles.
Buscar en el mercado todas aquellas empresas que se quieran vincular con el Evento creando programas de mercadeo que beneficien a los interesados.
Conservar los esponsor existentes, buscar nuevos productos en el mercado que tengan interés en vincularse a las actividades del Evento.
Promocionar a través del mercado todas las actividades que tiene el Evento.
Promover y ejecutar políticas claras sobre el mercadeo con el fin de mejorar los ingresos económicos del Evento.
Todas aquellas que sean en beneficio del Evento.
COMITÉ DE HONOR
Lo componen las máximas autoridades que no tienen una participación expresa  en el evento en sí, pero que figuran en el citado comité para dar una imagen y realce del acontecimiento, por razón de su elevada representación social. (Alcalde, director de policía, párroco y demás.)
Funciones: Reunirse en sesión de la instalación a efectos de nombrar una directiva para conocer y resolver sobre los asuntos dela organización.
Nombrar la Comisión Técnica, previo listado presentado por el Coordinador general.
Aprobar el código de justicia y disciplina deportiva.
Tomarlas decisiones pertinentes cuando se presenten situaciones no contempladas en el reglamento general
COMITÉ ORGANIZADOR
Es el responsable de la planeación, organización, dirección y supervisión de las competencias, Entre las funciones que debe desarrollar están:
Definir las políticas generales que regirán las competencias.
Garantizar la financiación de las competencias.
Estudiar y aprobar el presupuesto general de las competencias.
Estudiar y definir los escenarios para las competencias.
Estudiar y aprobar los diferentes cronogramas sobre los cuales se desarrollarán las competencias.
Las demás que a su juicio sea prudente y necesario efectuar con el fin de garantizar la ejecución de las competencias.
PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO
1.ANTES DEL EVENTO
DISEÑO TÉCNICO ¿Qué es? : 
Es un documento donde se consignan aspectos fundamentales del evento:
Nombre del evento.                                           -  Fechas de realización       
Objetivo                                             -  Duración del evento
Metas                                                                                     -  Espacios
Descripción del presupuesto                                            -  Beneficiarios          
Cobertura en personas y dependencias                         -  Modelos de planillas
Criterios de comprobación de éxito                                -  Relación de recursos
Contenidos específicos (Actividades)                              -  Planos
Procesos de ejecución: Promoción, Inauguración, Desarrollo, Clausura.
Ventajas:
Evento técnicamente garantizado. Guardar datos reales de los programas. Base para futuras modificaciones. Optimizar recursos. Detectar puntos críticos. Permite planear, controlar, verificar y dirigir.
DETERMINAR EL OBJETIVO
ESTABLECER EL TIEMPO DISPONIBLE Y LAS FECHAS DE REALIZACIÓN
SOLICITAR LOS PERMISOS NECESARIOS. ELABORAR CRONOGRAMA.
DETERMINAR EL FACTOR DE TALENTO HUMANO:(COORDINADORES, MONITORES, ÁRBITROS, VEEDORES, AUXILIARES, PROTOCOLO Y DEMÁS.
DETERMINAR LOS RECURSOS MATERIALES: INSTALACIONES DEPORTIVAS, IMPLEMENTOS DEPORTIVOS
CELEBRAR LOS CONTRATOS QUE SEAN NECESARIOS (PERFECCIONAR)
DETERMINAR LOS ORGANISMOS DIRECTIVOS: DIRECTOR, COMISIONES, SUBCOMISIONES Y DEMÁS.
PROYECTAR EL REGLAMENTO A EMPLEARSE EN LAS COMPETENCIAS
(REFORMAS O ADICIONES AL REGLAMENTO OFICIAL DEL DEPORTE)
ELABORAR EL REGLAMENTO INTERNO DEL TORNEO EL CUAL DEBE CONTEMPLAR LOS SIGUIENTES CAPITULOS: AUTORIDADES DEL EVENTO, FUNCIONES DE CADA UNO. DIRECTOR, COMISIÓN TÉCNICA, CÓDIGO DE DISCIPLINA, PARTICIPANTES, UNIFORMES Y NÚMEROS. DE LOS DEPORTES, DE LAS CATEGORIAS Y GÉNERO. ESCENARIOS A UTILIZAR, HORARIOS DE PROGRAMACIÓN. SISTEMA DE COMPETICIÓN, COMO DEFINIR UNA CLASIFICACIÓN EN CASO DE EMPATE, MANEJO DEL W.O, SUSPENSIÓN DE PARTIDOS, APLAZAMIENTOS. DEMANADAS, REPOSICIONES Y APELACIONES. PREMIACIÓN Y DISPOSICIONES VARIAS.
DETERMINAR CALENDARIO GENERAL DEL EVENTO.
PROMOCIÓN Y DIFUSION DEL EVENTO.
ELABORAR PLANILLAJE DE INSCRIPCIÓN Y LLEVAR A CABO LAS MISMAS.
DEFINIR ARBITRAJES DE ACUERDO A LAS TRES COTIZACIONES.
CITAR A REUNIÓN INFORMATIVA, DONDE SE LLEVAN A CABO LOS SORTEOS, SE SOCIALIZA EL REGLAMENTO, Y DEMÁS ASPECTOS RELACIONADOS CON EL EVENTO.
EFECTUAR LAS VISITAS TÉCNICAS A LOS ESCENARIOS DEPORTIVOS CON EL PROPOSITO DE VERIFICAR EL ESTADO E IMPLEMENTACIÓN EN GENERAL, PARA VISUALIZAR QUE HACE FALTA PARA PONERLOS A TOPE ANTES DEL INICIO.
2. DURANTE EL EVENTO
SUPERVISAR LA PROGRAMACIÓN (ASISTIR A LOS ENCUENTROS)
CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO ARBITRAL
LLEVAR LAS ESTADISTICAS DEL EVENTO
LLEVAR A CABO LAS REUNIONES SEMANALES DE LA COMISIÓN TÉCNICA Y COMISIONES DE PENAS Y SANCIONES
PREPARAR, EMITIR Y ENTREGAR LOS BOLETINES DE RESULTADOS A LOS DELEGADOS.
PREPARAR Y DIFUNDIR LOS BOLETINES DE PRENSA.
PROGRAMAR LOS PARTIDOS SUSPENDIDOS O APLAZADOS
IR ELABORANDO Y ARCHIVANDO LA MEMORIA TÉCNICA DEL EVENTO (REGISTRO FOTOGRAFICO, VIDEOS, BOLETINES, RESOLUCIONES, ESTADISTICAS Y DEMÁS)
LLEVAR A CABO EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL EVENTO.
PLANEAR EL PROGRAMA DE PREMIACIÓN Y CLAUSURA PARA EJECUTARLO TAN PRONTO TERMINE EL EVENTO.
3. DESPUÉS DEL EVENTO
EVALUAR EL EVENTO CON TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LAS DIFERENTES COMISIONES
VERIFICAR SI SE CUMPLIO EL OBJETIVO PROPUESTO.
HACER BALANCE DE GASTOS Y EFECTUAR LOS PAGOS CORRESPONDIENTES.
HACER ENTREGA A LAS DIFERENTES COMISIONES DE LOS INFORMES FINALES.
DEVOLUCIÓN DE IMPLEMENTOS (SI LOS HAY)
ENVIAR CARTAS DE AGRADECIMIENTOS.
DIFUNDIR LOS RESULTADOS FINALES DEL EVENTO
HACER ENTREGA A LOS DELEGADOS DE LA MEMORIA TÉCNICA DEL EVENTO.
CONSIGNAR LA EVALUACIÓN DE TAL FORMA QUE SEA CLARA PARA UN NUEVO EVENTO.

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